Asistente administrativo

Que es un asistente administrativo?: El asistente administrativo es el profesional que se dedica a realizar variedad de tareas administrativas y de oficina tales como: redactar cartas, manejo de correspondencia, manejo de agenda, organizar y mantener archivos en papel o electrónicos y proveer información vía telefónica entre otras.

Funciones de un asistente administrativo: 










Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.

Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.

Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria

Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización

Transcribe y accesa información operando un microcomputador.

Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados.

Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.

Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viáticos

Características de un asistente administrativo:De acuerdo con el Servicio de Información de Alberta Learning, un asistente administrativo debe ser un excelente comunicador oral y verbal, poseer buenas habilidades interpersonales y tener la capacidad de trabajar en equipo. Otra característica fundamental para el trabajo de un auxiliar administrativo es la organización y gestión del tiempo. Finalmente, dado que los asistentes administrativos a menudo trabajan con computadoras, deben sentirse cómodos con la tecnología y ser capaces de recopilar información.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO